為了確保理事會對各下屬單位的事務能夠有效地協調，加強理事會的行政和技術支援，理事會下設輔助處，協助理事會處理日常事務工作。具體職責範圍如下﹕

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負責處理理事會例會和特別會議，院級會議的會議記錄及相關材料的存檔工作﹔

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負責撰寫學院年度工作報告及特區政府要求上報的有關材料﹔

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為確保理事會決議的有效執行，負責整理、下發理事會決議文件，並跟進有關工作﹔

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對學院涉及法律事務方面的問題，提供法律專業意見並給予技術上的支援﹔

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翻譯及管理理事會的文件﹔

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承辦理事會成員交付的其他各項工作。